So lassen sich Projekte mit einem internen Team und Freelancer-Hilfe managen

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Die Zusammenarbeit mit einem Team von Freiberuflern ist eine kostengünstige und bequeme Möglichkeit, besondere Projekte in deinem Business durchzuführen: Freiberufler stellen in Situationen akuten Bedarfs ihre speziellen Fähigkeiten zur Verfügung, sodass du die Strukturen deines Unternehmens auch weiter schlank und effizient halten kannst.

Man darf jedoch nicht vergessen: Freiberufler sind unabhängige Auftragnehmer. Sie legen ihre Arbeitsstunden selbst fest und arbeiten nicht selten mit mehreren Kunden gleichzeitig. Manchen Projektleitern mag das zunächst mal einen Dämpfer verpassen. Doch durch das transparente Kommunizieren klarer Erwartungen und die Festlegung eines bestimmten Arbeitsablaufs, der den Bedürfnissen deines Unternehmens entspricht, kann die Kooperation mit Freelancern zu einem riesigen Erfolg werden: Gewissermaßen wird die Bandbreite deines Unternehmens effektiv erhöht und mit weniger mehr erreicht.

Benenne eine Kontaktperson

Der erste Schritt, um deinem Team freiberufliche Hilfe hinzuzufügen, besteht darin, eine Person innerhalb des Unternehmens als Hauptansprechpartner zu benennen, die die Beziehung zu den Freelancern verwaltet. Auf diese Weise werden mögliche Missverständnisse und Verwirrung vermieden, widersprüchlichem Feedback wird vorgebeugt, divergierende Antworten auf die Fragen der Freiberufler fallen weg.

Dieser extra ernannte Manager sollte für die Einstellung von Freiberuflern verantwortlich sein, obwohl es auch internen Teammitgliedern möglich sein sollte, diesbezüglich Vorschläge einzubringen. Der Manager sollte darüber hinaus für die Erteilung von Aufträgen, Revisionsanfragen und die endgültige Genehmigung der eingereichten Arbeit zuständig sein.

Wisse, was du brauchst

Egal, ob du einen Freelancer für Arbeiten im Grafikdesign oder für das Erstellen von Blogbeiträgen suchst: Je klarer du die Stellenbeschreibung aufsetzen kannst, desto besser werden die Ergebnisse des Recruitingprozesses sein. Die Festlegung von Erwartungen an den Arbeitsumfang, die Qualität der Arbeit und die Höhe der Vergütung im Voraus sind der Schlüssel, um die richtigen Freiberufler für die Vakanz zu finden.

Erstelle keine Stellenbeschreibung, die zu vage oder unspezifisch ist. Das kann zu einer großen Anzahl von Bewerbern führen, was es schwierig macht, die besten Freiberufler für deine Bedürfnisse und die des Unternehmens auszuwählen. Sei dir im Klaren über die spezifischen Fähigkeiten, die dein Projekt erfordert, um spätere Enttäuschungen – auf beiden Seiten – zu vermeiden.

Nimm dir Zeit für das Onboarding

Nach der Auswahl der Freiberufler ist es wichtig, den Onboardingprozess abzuschließen, bevor sich alle Beteiligten in die Arbeit stürzen.

Dazu gehören beispielsweise Vertragsvereinbarungen mit den Freelancern, die Beschaffung von Steuerformularen oder die Unterzeichnung einer Vertraulichkeitsvereinbarung. Lege die Lohnsätze fest und richte einen Prozess zur Abwicklung der Rechnungsstellung ein. Spätestens jetzt ist auch ein guter Zeitpunkt, um zusätzliche Erwartungen oder Anforderungen an die Arbeit klar zu kommunizieren, die in der ursprünglichen Beschreibung vielleicht nicht enthalten sind.

Verwende kollaborative Tools

Für die Festlegung von Erwartungen und Anforderungen musst du berücksichtigen, wie Freiberufler kommunizieren sollen und wie reaktionsfähig sie sein müssen. Wenn sie mit internen Teammitgliedern zusammenarbeiten, musst du einen zuverlässigen Weg finden, um dies zu ermöglichen und damit eine reibungslose Kommunikation sicherzustellen.

Es gibt eine Reihe kostenloser Videokonferenz-Tools, die es Freiberuflern auch aus der Ferne ermöglichen, persönliche Besprechungen mit deinem internen Team zu führen. Du kannst ebenfalls in Erwägung ziehen, Freelancer in das interne Nachrichtensystem deines Unternehmens einzuladen (etwa Slack oder Skype Business), damit sie Einzelheiten des vorliegenden Projekts noch unkomplizierter absprechen können. Behalte außerdem im Hinterkopf, dass remote arbeitende Freelancer oft in anderen oder wechselnden Zeitzonen leben und außerdem auch noch mit anderen Kunden arbeiten. Beziehe diese Überlegungen mit ein, wenn du festsetzt, in welcher Frequenz sich Freelancer melden, beziehungsweise verfügbar halten sollen.

Nutze eine Management-Plattform

Der beste Weg, um sowohl interne Teammitglieder als auch externe Freiberufler koordinieren zu können, ist die Verwendung einer webbasierten Projektmanagement-Plattform oder eines Content-Management-Systems.

Diese Programme ermöglichen es, Aufgaben oder Aufträge an Freiberufler zu senden, Fristen zu setzen und andere Aspekte des Arbeitsablaufs zu verwalten. Viele Plattformen bieten außerdem die Möglichkeit, Freiberufler zu finden und sie für ihre Arbeit online zu bezahlen. Die Nutzung eines einzigen Tools für all diese Aspekte verhindert, dass irgendwelche Details durch die Maschen fallen.

Bleib am Ball

Mit den oben genannten Schritten kannst du unkompliziert ein rund laufendes System für die Arbeit mit Freelancern einrichten. Du wirst in der Lage sein, deine Projekte zu vergrößern oder zu verkleinern, sobald sich die Bedürfnisse deines Unternehmens ändern, und du hast im besten Fall von nun an eine routinemäßige Möglichkeit, Freelancer zu finden, mit denen du projektbasiert zusammenarbeiten kannst. Freue dich darauf, die Flexibilität und Produktivität zu genießen, die die Arbeit mit Freiberuflern mit sich bringt.

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